「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」――タスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか? 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事を終わらせる人のコツ」を紹介する。
「なぜか怒られてしまう人」の特徴
「また怒られた…」
あなたの周りにもそのような人がいるのではないでしょうか。
そういった人は、もしかすると仕事の「隠れたムダ」が多いのかもしれません。
「すべての仕事には中断がある」
あなたは通常、いくつくらいの仕事を同時並行で進めているでしょうか。
一般的にどんな職種や部門であっても、最低3つくらいの仕事を同時に進めていると言われています。私の感覚では、大小合わせると、10個以上の仕事を並行して進めている人が大半です。午前中は提案書の作成、午後は会議が3つ、今日は時間がないので報告書の作成は明日……といった仕事の進め方をしていると思います。
ここに落とし穴があります。
「すべての仕事には中断がある」
これは忘れがちですが、とても大事な前提です。
「前に何やったか忘れた」は致命的
何かを「再開する」のは、負荷が非常に高いものです。「どこから手をつけようか」「何を考えればいいんだっけ」といった迷いは、大きな負担として頭にのしかかってきます。
この「思い出す」作業で、私たちはムダな時間とエネルギーを消費してしまいます。ひとたび始めてしまえばスムーズに進む作業であっても、再開時の高い思考負荷は、私たちの仕事を遅らせる大きな要因となっています。
5分や10分の「一瞬の中断」であれば、すぐに思い出せるかもしれません。では1日ではどうでしょう。さらに1週間放置してしまったら、どうなるでしょうか。最悪の場合「自分がどこまで進めたのか」すら、思い出すことができないかもしれません。
思い出すのに時間を取られてしまっては、仕事が終わらなくなります。ときには、もう一度同じ仕事をやらないといけなくなってしまいます。
これほどのムダに気づいていなければ、せっかく作業のために時間を確保していても、終わるはずの仕事が終わらないのも納得です。
(本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか? 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』に編集・調整し、一部特別に書き下ろした原稿です)
