「重くて返信したくないメール」を「返信したくなる感じのいいメール」に変える、たった1つのコツがあります。
それを語るのは、「感じのいい人」に生まれ変われるとっておきのコツを紹介する書籍『気づかいの壁』の著者・川原礼子さんです。職場で困っている人を見かけても、「おせっかいだったらどうしよう…」と躊躇したり、「たぶん大丈夫だろう…!」と自分に言い訳したり……。気づかいをするときには、つい「心の壁」が現れてしまい、なかなか一歩が踏み出せないことが、あなたにもあるのではないでしょうか? この連載では、「顧客ロイヤルティ(お客さまとの信頼関係づくり)」をベースに、ビジネスセミナーへの登壇やコミュニケーションスキルの研修講師を通して、全国200社・2万人以上のビジネスパーソンに向けて教えてきたノウハウを、さらにわかりやすくお伝えします。本稿では、本書には入りきらなかった「気づかいのコツ」について紹介しましょう。
感じのいい人のメールの特徴は?
あなたは、メールを開いた途端に、隙間なくびっしりと書かれた長文に、圧迫感をおぼえたことはありませんか?
忙しいときなら、「後で読もう」と、一度開いたメールを閉じてしまうかもしれません。
電車でも空いた車両に乗りたいように、メールもまた、びっしり文字が密集していると、読み手は避けたくなるのです。
私はメールライティングも教えていますが、まずは読んでもらうメールの基本として、「適宜、空白行を入れる」「1行はせいぜい35文字程度」などの基本からお伝えしています。
そして、「漢字・ひらがなのバランス」も重要です。
漢字の多いメールは、字画の多さから全体に黒い部分が多くなるのです。
たとえば、
これを、ひらがなを多めにすると、以下のようになります。
まったく同じ内容ですが、上のメール文は、黒い部分が多いですよね。
一方、下のメールは、白い部分が多いです。丸くやさしい印象にならないでしょうか。
少し薄目で見ると、より、その違いがわかります。
特に、お断りや、お詫びなど、緊張するメールは、圧迫感を与えないために、意識的にひらがなを使うのがおすすめです。
感じのいい人のメールは、「ひらがな:漢字=7:3」くらいで書かれていることが多いです。
ぜひ、試してみてくださいね。
(本記事は、『気づかいの壁』の著者・川原礼子氏が特別に書き下ろしたものです。)
