メールにメッセンジャーにチャットなど、日々さまざまなコミュニケーションツールを使って私たちは仕事をしています。
「すぐにできるし、後で返信しよう」と思っていると、メールボックスやチャットに「未処理」案件が山積みに…。
毎日何かに追われてイライラしながら対応している人も多いでしょう。
そこで、30代で経営者歴10年以上、『20代が仕事で大切にしたいこと』著者の飯塚勇太氏に、今すぐできる!ストレスフリーのメール管理術について伺いました。
(編集/和田史子)
一瞬で終わる仕事は、一瞬で終わらせる
なるべく労力を使わずに成果を出す。そのために、一瞬で終わる仕事は、一瞬で終わらせましょう。
「どうせ一瞬で終わるし、後でやろう」は、必ず忘れます。
何気なく見過ごしがちですが、仕事において「思い出す」は相当にコストがかかる行為。
たくさんの時間と労力を必要とします。その割に、リターンはほぼゼロに近い。こんなにコストパフォーマンスの悪い行動はありません。
であれば、「思い出す」必要のない働き方をするに限ります。
今できることは、今すぐやる。後回しにしない。「緊急度×重要度のマトリックス」などと、いちいち考える必要もない。
頭の中で想像できて、今すぐできることがあるのならば、できる限りやってしまう。いたってシンプルですが、これが最もコストパフォーマンスのいい働き方です。
メールも一瞬で返す
メールも同じです。
メールやメッセージは、返せるときに一瞬で返しましょう。
メールを返信するには、多少なりともメールを読み返す必要があります。「メールを読む」「あとでメールを返信する」というように、2つの行動を別々に分けてしまうと、メールを2回読まなくてはならないのです。
ただでさえ忙しいのに、日々、膨大なメールが届く。1通のメールを2回ずつ読む時間なんてとてもとれません。
だから私は、メールを読んだら極力その場ですぐに返信するようにしています。
一瞬で終わる仕事を一瞬で終わらせる。この積み重ねで、あなたの仕事は格段に早くなり、よりラクに進められます。
受信トレイを常に0にする
もうひとつ、メールで大切にしているのは、受信トレイを常に0にすることです。
返信し終えたメールはどんどんアーカイブして、受信トレイには何も残らない状態にするだけ。作業としては一瞬です。
すると、片づいたメールが常に目に入る気持ち悪さがなくなります。
しかも、毎日すっきりした気持ちで仕事を終えられるので、まさしくストレスフリーです。
さらには、すべてのメールに対して返信している自分に自信が持てるようになります。
仕事が終わったときに、受信トレイが空っぽになっている。
ささいなことに思えますが、これだけで日々の仕事に達成感が得られるのです。
ちょっとしたことですが、ゲーム感覚でモチベーションを高めることができます。おすすめの「メール管理術」です。
(飯塚勇太著『20代が仕事で大切にしたいこと』から一部を抜粋・改変しています)
