会議の冒頭で「さっそく本題に入りましょう」と仕切っていないだろうか? じつは、その効率的な進め方こそが議論を停滞させ、時間を引き延ばす罠だった。17万人の行動データが明かす、仕事ができて出世する人が会議の冒頭で必ず仕込んでいる「意外な工夫」とは? (構成/ダイヤモンド社・石井一穂)
※本稿は、越川慎司著『815社17万人を分析してわかった 会社から期待されている人の習慣115』の一部を引用した記事です。
仕事ができる人が「会議の冒頭で雑談をする」のはなぜか?
「時間もないので、さっそく本題に入りましょう」
テキパキと会議を進めようと、冒頭からビジネスライクに切り出す人は多い。
時間とコストを削減する無駄のない進め方に見えるが、じつはこの「効率重視」の姿勢こそが最大の罠だ。
815社17万人の行動を分析したところ、雑談をバッサリ削る会議ほど時間が長引き、参加者を『置物』に変えてしまうことがわかった。
一方で、社内で結果を出し出世していく優秀なリーダーは、会議の冒頭に「一見無駄に見える雑談」をあえて挟む。
それはなぜなのだろうか。
2分の雑談で「会議が早く終わる確率」が45%上がる
ウォーミングアップのないまま本題に突入すると、参加者は心理的な緊張から身構えてしまう。
発言のハードルが上がり、室内に重苦しい沈黙が流れる。
結果として意見が出ず、合意形成に時間がかかり、予定時間をオーバーしてしまうのだ。
一方で、出世する人は「時間がない」からこそ、会議の頭に「2分間の雑談」を差し込んでいる。
期待されている人の66%は、週に3回以上、社内会議の冒頭で雑談をして場を和ませているとわかりました。これは一般社員における比率の29倍です。
(中略)実際、8社に協力してもらい累計4,000時間を費やしておこなった実験では、社内会議の冒頭に2分間の雑談タイムを設けることで会議の進行がスムーズにいくことがわかりました。
同じチームで、冒頭で2分間の雑談をした会議と、しなかった会議で比較したところ、雑談をした会議の方が発言数1.7倍、発言者数は1.9倍となり、会議が予定よりも早く終わる確率は45%上がったのです。
(越川慎司著『815社17万人を分析してわかった 会社から期待されている人の習慣115』より)
たった2分の雑談で、発言する人数は約2倍に増え、会議はむしろ早く終わる。
雑談こそが最も効果的な「時短テクニック」なのだ。
今日からできる、会議を変える「たった1言」の工夫
出世する人が使う雑談ネタは、「最近のランチ」「天気の一言」など、誰もが打ち返せる軽量な日常ネタだ。
この短い雑談の間に相手の表情や声のトーンを観察し、コンディションを察知して会議の進行を調整している。
本音を言っても大丈夫だという「安心感」が確保されて初めて、活発な議論が生まれる。最初に心を開いているからこそ反論も素直に受け入れられ、決断が圧倒的に早くなる。
会議の雰囲気を変えたいなら、今日から試すべき行動はシンプルだ。
「本題に入る前に、全員が返せる超軽量な雑談を投げかけてみる」
「急に冷え込みましたね」
「先週末、何か面白いことありましたか?」
そんな小さな一言で場の緊張をほぐすこと。
それこそが、周囲を巻き込んでスムーズに結果を出し、社内で頭角を現すための最大の秘訣なのである。
